Déclaration relative à la protection de la vie privée dans le cadre de la sélection et du recrutement

La collecte et le traitement des données à caractère personnel, dans le cadre de la sélection et du recrutement, sont réalisés conformément à la législation belge et européenne en matière de protection de la vie privée, y compris le Règlement Général sur la Protection des Données (1).

 

QUI EST LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES MES DONNÉES ?

Le responsable du traitement des données pour les traitement liés à la sélection et le recrutement est HR RAIL, SA de droit public, rue de France 85, 1060 Saint-Gilles, Belgique, numéro d'entreprise 0541.691.352.
 

La SNCB, S.A. de droit public, rue de France 56, 1060 Bruxelles, est d’autre part responsable de traitement dans les cas suivants :

  • Lorsque vous visitez le site web (YourRecruit) en que vous faite votre choix concernant les cookies. Si vous choisissez d’accepter les cookies la SNCB traitera les données collectées par ces cookies ;
  • Afin de vous envoyer des enquêtes de satisfaction
  • Afin de vous mettre au courant des nouveaux postes vacants qui pourraient convenir à vos préférences au moyen de job-alert
  • Afin de inviter à des événements qui visent le recrutement de nouveau collaborateurs comme, par exemple job days.
  • Afin de pouvoir, en tant que futur employeur de fait, effectuer une sélection entre les candidats proposés par HR Rail et notifier à HR Rail les candidats retenus. [OM1] 
  • Afin de pouvoir effectuer une première sélection [JB2] pour des positions spécifiques et supérieures et communiquer les résultats de ce choix à HR Rail.

 

POURQUOI HR RAIL UTILISE VOS DONNÉES?

HR Rail traite les données que vous fournissez lorsque vous postulez pour évaluer votre candidature et votre aptitude au regard de la fonction.

Si vous êtes sélectionné, vos données seront également utilisées pour les formalités nécessaires à votre désignation en tant qu’agent statutaire ou la conclusion de votre contrat de travail si vous êtes engagé en tant que contractuel.

HR Rail agit dans le cadre de sa mission légale (2) qui est d’assurer le recrutement, la sélection et la mise à disposition de personnel pour les sociétés des Chemins de fer : Infrabel et la SNCB.
Infrabel et la SNCB sont les employeurs de fait du personnel mis à disposition par HR Rail.

 

POURQUOI LA SNCB UTILISE VOS DONNÉES (Finalité et base légale) ?

En donnant vos données à caractère personnel pour postulez pour un poste vacant auprès de la SNCB vous marquez votre accord que les données à caractère personnel puissent être traitées aux fins suivantes :

  • Afin de réaliser un choix parmi les candidats proposés par HR Rail et de communiquer à HR Rail le candidat choisi pour que HR Rail puisse continuer avec la phase de recrutement;
  • Afin de pouvoir effectuer une première sélection [JB4] pour des positions spécifiques et supérieures et communiquer les résultats de ce choix à HR Rail.
  • Afin de vous inviter à des évènements qui visent le recrutement de nouveaux collaborateurs comme les job-days ; et
  • Pour porter à votre connaissances les nouveaux postes vacants qui répondent à vos préférences via job-alert.

  Si vous avez acceptées les cookies du site web, la SNCB traitera également les données récoltées par ces cookies. Pour toute information concernant les cookies et les données qu’ils récoltent nous vous renvoyons à la politique relative aux cookies.

Dans le cadre de l’intérêt légitime la SNCB peut vous inviter à remplir une enquête de satisfaction concernant le site web et le processus de recrutement. Vos réponses seront, ensemble avec toutes les autres réponses, traitées d’une façon anonyme afin de pouvoir améliorer le site web ou le processus de recrutement.

 

QUELLES SONT LES DONNEES TRAITEES ?

A. Dans le cadre du recrutement

HR Rail traite les catégories de données suivantes:

  • Données d’identification et de contact: telles que le nom, le titre, l'adresse, le numéro de téléphone, l’adresse mail, le numéro de registre national (en cas d’embauche)
  • Données personnelles: telles que l'âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l'état civil, la nationalité.
  • Curriculum académique: un aperçu des écoles, institutions et universités fréquentées, de la nature des cours suivis, des diplômes obtenus, des résultats des examens, des autres diplômes obtenus, de l'évaluation des progrès réalisés dans les études.
  • Données relatives aux qualifications professionnelles: certificats et formations professionnelles, licences spéciales (conducteur, ...).
  • Expérience professionnelle
  • Résultats de tests: tels que les tests de certification pour certaines professions et les résultats de tests et d’examens.
  • Dans le cas où la fonction l’exigerait nécessairement, HR Rail conservera les caractéristiques physiques telles que la taille et le poids.

Veuillez noter que votre décision de ne pas fournir certaines informations nécessaires ou demandées lors de la procédure de recrutement peut affecter votre participation au processus de recrutement.

La SNCB traite vos coordonnées d’identification afin de pouvoir faire un choix parmi les candidats sélectionnés par HR Rail et de communiquer ce choix à HR Rail pour entamer les prochaines étapes de recrutement et pour pouvoir effectuer une première sélection [JB5] pour des positions spécifiques et supérieures et communiquer les résultats de ce choix à HR Rail.

  • Vos données d’identification : nom et prénom
  • Particularités personnelles : comme l’âge, le genre, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil, la nationalité.
  • Le curriculum académique : un aperçu des écoles, institutions et universités fréquentées, de la nature des cours suivis, des diplômes obtenus, des résultats des examens, des autres diplômes obtenus, de l'évaluation des progrès réalisés dans les études.
  • Données relatives aux qualifications professionnelles: certificats et formations professionnelles, licences spéciales (conducteur, ...).
  • Expérience professionnelle
  • D’autres données mentionnées dans votre curriculum vitae.

Afin de pouvoir vous inviter à des évènements concernant le recrutement comme les job-days, de vous inviter à remplir une enquête de satisfaction ou de vous informer d’autres postes vacants qui correspondent à vos préférences (job alerts) Pour cela, la SNCB traitera vos données d’identification, votre genre, et votre adresse e-mail ainsi que les préférences que vous avez enregistrées pour l’envoi des job-alert.

 

QUI A ACCÈS À VOS DONNÉES ?

Seul le personnel HR Rail autorisé et impliqué dans votre procédure de sélection et de recrutement aura accès à vos données à caractère personnel. Le personnel concerné a uniquement accès aux données strictement nécessaires dans le cadre de l’exercice de ses fonctions.

Dans le cadre du déroulement de la procédure de sélection, HR rail peut être amené à transférer ou donner accès à vos données, aux collaborateurs de la SNCB auprès duquel vous avez postulé pour une fonction ouverte. Ceci ne concerne que le personnel directement impliqué dans la procédure de sélection et dans les limites nécessaires à leur intervention.

En cas de recrutement, vos données de contact seront également communiquées et utilisées par les personnes chargées de formalités nécessaires à votre entrée en service qu’elles appartiennent à HR Rail ou à la SNCB.

Vos données peuvent également être transmises au VDAB, au FOREM, à Actiris ou à Bruxelles Formation (services publics régionaux pour l'emploi) en vue de vous offrir une formation préalable pertinente, organisée en étroite collaboration avec les Chemins de fer, afin de maximiser vos chances de succès dans le cadre du processus de recrutement.

Si nous faisons appel à des bureaux de sélection ou des centres d'évaluation pour traiter votre candidature, nous transmettrons à ces organisations les données qui sont strictement nécessaires à l’exercice de leur mission.

Ces organisations traitent vos données conformément à la législation applicable en matière de traitement des données personnelles. Pour plus d’informations sur la façon dont ces organismes traitent vos données personnelles, nous vous renvoyons à leurs conditions sur le respect de la vie privée.

La SNCB et HR Rail peuvent transmettre vos données à caractère personnel à des tiers qui agissent comme sous-traitants pour les entreprises. Dans ce cas, ces sous-traitants ont uniquement accès aux données nécessaires pour leur tâche.

De plus, la SNCB et HR Rail ont parfois dans l'obligation de remettre vos données aux autorités compétentes.

En principe, la SNCB ou HR Rail fournissent vos données à caractère personnel uniquement aux personnes physiques ou morales qui se trouvent dans un pays offrant un niveau de protection des données à caractère personnel au moins équivalent à celui dont vous bénéficiez dans l’EER sous le régime du RGPD. Ainsi, les fournisseurs Cloud utilisés peuvent stocker des données en dehors de l’EER ou un fournisseur IT peut accéder les données à partir de pays en dehors de l’EER. Dans tous ces cas, les mesures de sécurité nécessaires ont été prises contractuellement pour que vos données soient protégées sur un niveau équivalent aux exigences du RGPD.

 

COMBIEN DE TEMPS VOS DONNÉES SONT CONSERVÉES ?

Les données que la SNCB traite sur base de votre consentement seront gardées jusqu’à ce que vous retirez votre consentement.

Si vous êtes recruté, HR Rail conservera vos données aussi longtemps que vous demeurerez en service et aussi longtemps que ces données seront nécessaires à HR Rail dans le cadre de l’exercice de ses obligations en tant qu'employeur.

Si vous n'êtes pas recruté, vos données de profil seront conservées tant que vous aurez décidé de conserver votre profil.

En ce qui concerne vos données de candidature, elles seront conservées le temps nécessaire pour répondre à certaines de nos obligations réglementaires (comme les délais d’exclusion qui s’appliquent à certaines candidatures) ou sur base du consentement que vous avez donné (réserve de recrutement).

Au terme de l’écoulement de la durée de conservation, elles seront anonymisées.

Ces données anonymisées seront conservées à des fins statistiques.

 

QUELLE AIDE POUVONS-NOUS VOUS APPORTER SNCB ou HR Rail POUR VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL?

  1. Vous pouvez vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.
  2. Vous pouvez recevoir de la SNCB ou de HR Rail un aperçu de vos données à caractère personnel que sont traitées.
  3. Vous pouvez demander à SNCB ou HR Rail d’adapter ou de compléter vos données à caractère personnel.
  4. Vous pouvez demander à SNCB ou HR Rail de supprimer certaines de vos données à caractère personnel.
  5. Vous pouvez demander à SNCB ou HR Rail de recevoir vos données à caractère personnel dans un format électronique lisible afin de les transmettre à un autre opérateur ferroviaire.
  6. Vous pouvez révoquer un consentement donné pour le traitement de vos données.
  7. Vous pouvez demander que le traitement de vos données soit limité à des fins déterminées.

 

1. Vous pouvez vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct, (comme la réception des  job-alert).

Vous pouvez à tout moment vous opposer gratuitement au traitement de vos données à ces fins. Cette règle compte aussi bien pour le traitement habituel que pour le profilage utilisé dans le cadre de ce marketing direct.

2. Nous pouvons vous envoyer un aperçu de vos données à caractère personnel que nous traitons.

Vous avez le droit de consulter vos données à caractère personnel que nous traitons. Cet aperçu peut vous aider à vérifier si vous souhaitez également faire usage de vos autres droits (par exemple, votre droit à modifier vos données).

3. Vous pouvez nous demander d’adapter ou de compléter vos données à caractère personnel.

Si vous remarquez que des données à caractère personnel dont nous disposons sur vous sont incorrectes ou incomplètes vous pouvez nous demander respectivement de les adapter ou de les compléter

4. Vous pouvez nous demander de supprimer certaines de vos données à caractère personnel.

Sur la base des règles en matière de vie privée, vous avez le droit de demander à la SNCB ou HR Rail de supprimer certaines données.

C'est uniquement possible lorsque ces données ne sont plus nécessaires pour atteindre un objectif déterminé.

Ainsi, HR Rail ne sera pas obligé de supprimer des données lorsque ce dernier est légalement obligé de garder les données à caractère personnel. Donc, certains résultats de tests et d'examens ne seront pas supprimés car ils influencent vos éventuelles candidatures ultérieures.

En cas de suppression de vos données, HR Rail ou SNCB n’est plus en mesure de répondre à des demandes ultérieures d’exercice de droit que vous pourriez formuler

5. Vous pouvez obtenir de notre part vos données à caractère personnel dans un format électronique lisible afin de les transmettre à un autre opérateur ferroviaire.

Sur la base des règles en matière de vie privée, vous avez le droit de transmissibilité de vos données. Vous pouvez donc nous demander de recevoir toutes vos données à caractère personnel que vous nous avez transmises dans un format électronique lisible.

6. Vous pouvez révoquer un consentement donné pour le traitement de vos données.

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement au traitement de vos données nécessitant votre consentement, sans que cela n’affecte la légalité du traitement basé sur ce consentement avant le retrait de ce dernier.

Selon le moment de révocation, la SNCB et HR Rail pourraient, par conséquent, ne plus être dans la capacité de vous fournir certains services.

7. Vous pouvez demander que le traitement de vos données soit limité à des fins déterminées.

Les règles en matière de vie privée vous accordent le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données à certaines fins. Toutefois, il ne sera pas toujours possible pour nous de répondre favorablement à cette demande, par exemple lorsque la SNCB ou HR Rail est légalement contraints de traiter vos données à caractère personnel.

Comment faire ?

Vous pouvez vous opposer à l’utilisation de vos données à des fins de marketing direct en cliquant sur le bouton « Se désinscrire » que vous trouverez dans tous les documents de marketing direct. [JB6] 

Vous pouvez contacter le service Data Protection Office et le responsable pour la protection des données de la SNCB via Data Protection Office SNCB, Avenue de la Porte de Hal 40, 1060 Bruxelles ou par e-mail dataprotectionofficer@b-rail.be.

En ce qui concerne les données à caractère personnel traitées par HR Rail, vous pouvez envoyer votre requête via e-mail à dataprotection@hr-rail.be  ou par courrier postal à:

HR Rail

10.04 HR.003 Information Security & Data Protection Office

Rue de France 85, 1060 Bruxelles

La SNCB et HR Rail se réservent le droit de modifier à tout moment cette politique sur la vie privée.

 

COMMENT PROTEGEONS-NOUS VOS DONNEES ?

Tant HR Rail que la SNCB ont désigné un Data Protection Officer (délégué à la protection des données) qui conseillent ces entreprises sur les règles applicables en matière de protection des données et qui vérifie que ces règles soient respectées.

De plus, nous veillons tant à la SNCB qu’à HR Rail à ce que seules les personnes qui doivent effectivement traiter vos données à caractère personnel pour leurs activités professionnelles au sein y aient accès.

Pour toutes les procédures importantes existantes et toutes les nouvelles procédures de traitement, un Data Protection Impact Assessment est réalisé dans lequel, à l'aide de notre Délégué à la protection des données, est vérifié si les règles en matière de protection des données sont respectées et si vos données à caractère personnel sont toujours suffisamment protégées. Lorsque des points d'amélioration résultent de ces évaluations, ils sont rigoureusement suivis et une solution doit être trouvée avant de commencer le traitement.

La SNCB et HR Rail s’engagent à prendre toutes les mesures organisationnelles et techniques appropriées en vue de protéger vos données à caractère personnel de toute destruction, perte, modification involontaire, dégradation ou publication. Afin de garantir cette sécurité, nous effectuons notamment des sauvegardes périodiques.

COORDONNEES DE CONTACT

Vous pouvez prendre contact avec HR Rail via l’adresse e-mail railjobs@hr-rail.be ou bien par voie postale :

 HR Rail

10.04 HR.003 Information Security & Data Protection Office

Rue de France 85, 1060 Bruxelles

Vous pouvez joindre la Société Nationale des Chemins de fer Belges (SNCB), société anonyme de droit public,  à la rue de France 56, 1060 Bruxelles (RPM Bruxelles : BE 0203.430.576).ou via privacy@belgiantrain.be

Vous pouvez contacter le service Data Protection Office et le Délégué à la protection des données de la SNCB via le Data Protection Office SNCB, avenue de la Porte de Hal 40 à 1060 Bruxelles ou via  dataprotectionofficer@belgiantrain.be

Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de HR Rail  via l’adresse e-mail dataprotection@hr-rail.be ou par courrier à :

HR Rail

10.04 HR.003 Information Security & Data Protection Office

Rue de France 85, 1060 Bruxelles

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont la SNCB ou HR Rail traitent vos données à caractère personnel et de la réaction à votre plainte que vous avez reçue du responsable pour la protection des données, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité pour la protection des données. https://www.autoriteprotectiondonnees.be

La SNCB et HR-Rail se réservent le droit de modifier la présente politique sur la protection des données à tout moment.

 

Disclaimer

Vous êtes invités à ne pas fournir vous-même (dans votre CV, votre correspondance, vos entretiens) des informations révélant votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques et encore votre éventuelle appartenance à un syndicat; de même pour les données personnelles concernant votre vie sexuelle ou votre santé. Si vous le faites, vous n'aurez aucun recours contre HR Rail.

 (1) RÈGLEMENT (UE) 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
(2) Loi du 23 juillet 1926 relative à la SNCB et au personnel des Chemins de fer belges

Version d’application à partir du 29/03/2021

 

Cookies

Sont utilisés sur le site web ce que l'on appelle des « cookies », à savoir des petits fichiers d'informations enregistrés temporairement ou définitivement sur votre ordinateur ou votre appareil par le serveur d'un site web par le biais du navigateur et qui simplifient, complètent et personnalisent l'utilisation du site web.

 

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Il s'agit des cookies qui permettent de se rappeler de vos choix et de vos préférences (tels que le choix de la langue, etc.) afin d'augmenter la facilité d'utilisation du site web et de pouvoir vous présenter des informations plus pertinentes.

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Google peut utiliser ces informations pour les raisons suivantes :

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Détecter et combattre la fraude et les autres risques de sécurité afin de protéger les utilisateurs et les partenaires

Respecter ses obligations légales

Améliorer ses produits

Pour toutes ces activités, excepté le point 2, Google fait office de responsable du traitement. Le traitement des données collectées concernant votre utilisation du site web relève donc de sa responsabilité.

Réseaux sociaux

La SNCB est susceptible d'inclure sur le site web ou les applications, des applications informatiques émanant de tiers vous permettant de partager du contenu du site web avec d'autres personnes, de leur communiquer que vous avez consulté le site ou de donner votre opinion concernant un contenu du site web ou des applications. Tel est notamment le cas des boutons « Partager », « J'aime », issus de réseaux sociaux tels que « Facebook », « Twitter », « LinkedIn », etc.

Les réseaux sociaux fournissant de tels boutons d'application peuvent placer des cookies et vous identifier grâce à ces boutons. De même, un réseau social peut éventuellement placer des cookies en cas de visite de la page Internet de la SNCB sur le réseau social.

Pour les sites de recrutement comme « Indeed », « Jobat », Gldenbees » ces sites peuvent placer des cookies et vous identifier en cas de visite de ces sites. Les cookies pourront aussi être placées en cas de visite de YouRecruit, ce site web de recrutement.

La SNCB vous invite à consulter la politique en matière de protection des données de ces réseaux sociaux afin de prendre connaissance des finalités d'utilisation, notamment publicitaires, des informations de navigation qu'ils peuvent, le cas échéant, recueillir dans ce cadre.

La SNCB travaille avec Youtube afin de publier sur son site web YouRecruit de vidéos relatives à l’entreprise et le recrutement. Youtube peut ainsi vous proposer des publicités personnalisées et pertinentes, déterminer le nombre de fois où une publicité particulière a été montrée, mesurer l'efficacité d'une campagne publicitaire donnée, conserver les données concernant une visite précédente et partager les données collectées avec les tierces parties concernées, telles que les annonceurs. Ces cookies sont utilisés sur le site web et placés sur votre appareil par des tiers tels que les entreprises liées à la SNCB et les annonceurs qui font partie du réseau publicitaire du site web.

Pour plus d’informations la SNCB vous renvoi aux conditions sur la protection des données à caractère personnel de Youtube.

(iv) Les cookies publicitaires

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Google Remarketing. Cet outil place des cookies sur votre appareil afin de vous présenter des publicités personnalisées. Ces publicités tiennent compte de vos précédentes visites sur le site web. Au point (iii) concernant Google Analytics ci-dessus, vous trouverez plus d'informations sur ce que Google peut faire avec les informations collectées. Plus d'informations sont disponibles via ce lien.

L'outil Google Remarketing utilise le réseau Display Advertising de Google.

Le site web utilise également le pixel Facebook, le pixel LinekdIn, le pixel Goldenbees,le pixel Jobat, et le pixel Indeed . Il s'agit d'une image qui est reprise sur les pages de notre site web mais qui pour vous n'est pas visible et qui est conservée sur les serveurs de Facebook, LinkedIn, Goldenbees, Jobat et/ou Indeed. À chaque fois que vous ouvrez une page de notre site web dans laquelle le pixel est repris, ce pixel est téléchargé sur votre appareil à partir du serveur Facebook, LinkedIn, Goldenbees, Jobat ou Indeed. Les données suivantes sont donc transmises: votre adresse IP et les caractéristiques spécifiques de votre appareil (par exemple : le type d'appareil, le système d'exploitation, logiciel et matériel spécifique). [JB7] 

Alors que la SNCB ne peut pas relier ces données à vous personnellement, Facebook, LinkedIn, Goldenbees, Jobat ou Indeed peut le faire si vous disposez également d'un profil sur une de ces site. Pour ce faire, Facebook, LinkedIn, Goldenbees, Jobat et Indeed agissent en tant que responsable du traitement. La SNCB vous invite dès lors à consulter leur politique en matière de protection des données afin de prendre connaissance des finalités d'utilisation, notamment publicitaires, des informations de navigation qu’ils recuiellent.

La SNCB ne reçoit de Facebook que des informations statistiques et non sur vos données à caractère personnel.

Si vous ne souhaitez pas recevoir certaines publicités, vous pouvez modifier vos préférences en matière de publicités dans votre page Facebook, LinkedIn, Goldenbees, Jobat ou Indeed personnelle. Par le biais des préférences de votre appareil mobile, vous pouvez également indiquer que les données de votre appareil ne peuvent pas être communiquées à des tiers.